老实说，每次要写封正式点儿的英文邮件或者函件，最让我头大的环节之一，绝对是那个 称呼（Salutation） 。感觉这玩意儿，写对了是基本礼貌，写错了… 轻则显得不专业，重则可能直接让你的信件掉进垃圾桶或者被忽略。别以为这是小事，这可是第一印象，门面啊！你想想看，收到一封信，抬头就别扭，你是不是心里就咯噔一下？尤其是在国际交流越来越频繁的今天，搞清楚 函件称呼怎么写英文 ，真不是可有可无的雕虫小技，而是基本功。
好多人一上来就问，是不是万能的“Dear Sir/Madam”就行？拜托，都什么年代了！如果你还在无差别地用这个，除非你是发那种海投、完全不知道收件人是谁的广告信或者真是对收件人一无所知到极点，否则，能不用尽量别用。它给人的感觉就是：我压根儿不知道你是谁，这信是群发的。冰冷，缺乏针对性。你说，你想让对方认真看你的邮件吗？
那到底该怎么写呢？这得看对象，看关系，看场合。根本就没有一招鲜吃遍天下的法子。
最稳妥、也是最常见、最正式的，当然是知道对方名字和头衔的时候。这时候，礼貌的标配是： Dear Mr./Ms./Dr. [Last Name] 。比如，你知道对方是 Smith 先生，那就写 Dear Mr. Smith 。如果是女士，且不确定婚否，用 Ms. 最安全。除非你知道对方喜欢用 Miss（未婚）或 Mrs.（已婚），或者你自己跟对方已经很熟了，否则 Ms. 绝对是首选，政治正确又保险。要是对方有博士学位，而且是在学术界、研究机构或者医疗领域，用 Dr. 是必须的尊重，比如 Dear Dr. Lee 。千万别把 Dr. 降格成 Mr./Ms.，这是对人家学术成就的不认可，挺失礼的。记住，这里的关键是使用对方的 姓氏（Last Name） ，不是名。除非你跟对方已经是很熟的朋友、同事，平时就直呼其名那种，否则在正式函件里用 Dear [First Name] 简直是大忌，显得太随意、不分场合。你想想，你第一次给公司大老板写信，敢直接写 Dear David 吗？估计写完自己都哆嗦。
那如果我知道对方的全名，但我不知道他是先生还是女士呢？比如来信署名是 “Alex Johnson”，这名字男女都能用。遇到这种情况，稍微花点功夫去查一下是最好的，比如搜搜 LinkedIn、公司官网什么的。如果实在查不到，而且这封信非常紧急，又不能等到查清楚，比较安全的做法是写 Dear Alex Johnson (直接用全名，不加 Mr./Ms.)，或者更退一步，用部门、职位来代替，比如 Dear Hiring Manager (收件人是招聘经理的话)。但说实话，第一种直接用全名的方式，虽然聊胜于无，但还是有点尴尬。所以，尽量避免这种情况发生，多做做功课吧。
还有一种情况，你写信给某个职位，而不是具体的人，比如给“销售部经理”写信，你不知道谁是现任经理。这时候，可以写 Dear Sales Manager 。给某个部门写信，可以写 Dear Sales Department 或者 Attn: Sales Department 。这种针对职位的称呼，比万能的“Dear Sir/Madam”要有针对性得多，至少说明你知道你要找谁，知道该找哪个部门。
再来说说那个让人又爱又恨的 To Whom It May Concern 。这个比 “Dear Sir/Madam” 还要来得泛泛。它字面意思是“致有关人士”。什么时候用呢？基本就是你这封信是一个非常公开、或者说收件范围极广、完全不特定具体人的时候。比如，你给某个机构写推荐信，这封推荐信可能会被转给无数个不同的潜在雇主或学校，你压根不知道最终会是谁看，这时候用 To Whom It May Concern 就还行。但日常沟通中，尤其是一对一或者一对少数人的时候，尽量避免。它和 Dear Sir/Madam 一样，传递着“我不知道你是谁”的信号，甚至更强烈。能找到具体的人或职位，就绝对不要用它。
有时候我们写信给一个机构、委员会或者团队，而不是某个个体。这时候，可以写 Dear Committee Members ， Dear Team ，或者直接写机构名称后面加 Team，比如 Dear [Company Name] Team 。这显得你了解对方是一个集体，并且尊重这个集体。
好，把场景切换一下。如果你写的是 非正式 的邮件或函件，比如给一个你已经认识并且关系不错的外国朋友或同事。这时候，就可以直接用对方的 名字（First Name） 了，比如 Hi John, 或者 Hello Mary, 。甚至更 informal 一点，可以用 Hey [First Name], ，但这更像聊天了，用在私人邮件里没问题，工作邮件里除非你们关系非常非常铁，而且公司文化很开放，否则还是要斟酌。你看，同样是用名字，正式函件和非正式邮件的差别就在于你跟对方的关系远近以及场合的正式程度。
标点符号也很重要！在 正式 的英文函件称呼后面，通常用 冒号（Colon :） ，比如 Dear Mr. Smith: 。在 非正式 邮件中，通常用 逗号（Comma ,） ，比如 Hi John, 。当然，这也不是绝对的，有些英式英语也习惯在正式函件里用逗号。但如果你想保险起见，美式英语里正式用冒号是非正式用逗号，这是个不错的参考标准。不要用了称呼后面什么标点都不加，或者用了个感叹号——那除非你写的是“Dear Santa Claus!”，否则在正式函件里可太怪了。
说了这么多，总结一下几个核心原则：1. 能具体就绝不泛泛。 知道名字和头衔是最好的，用 Dear Mr./Ms./Dr. [Last Name]: 。2. 不知道名字但知道职位/部门，用职位/部门名称。 例如 Dear Sales Manager: 。3. 实在什么都不知道，或者信件用途极度泛泛，才考虑 To Whom It May Concern 或 Dear Sir/Madam。 但要明白它们的局限性。4. 关系近、非正式场合，用名字。 例如 Hi [First Name], 。5. 注意正式与非正式场合下称呼后的标点。 正式通常用冒号，非正式用逗号。6. 永远检查拼写！ 把别人的名字或头衔拼错了，这可是非常低级的错误，直接影响你的可信度。
写函件称呼，其实就像是见人打招呼。你见了陌生长辈，肯定不能像见哥们儿一样上去拍肩膀。见了平级同事，也不用像见领导一样毕恭毕敬。核心就在于 识别语境（context） 和 匹配关系（relationship） 。多观察别人怎么写，多留心收到的邮件，根据自己的实际情况，多琢磨琢磨。与其死记硬背一两个公式，不如理解背后的逻辑。下次再写英文函件，别再只知道 Dear Sir/Madam 了，花几秒钟想想你要写给谁，你们是什么关系，这封信有多正式。选对了称呼，这封信才算是开了一个好头。这，也是对收件人最基本的尊重。
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